Terminar con el papel en la empresa es también hablar de un término que se maneja ya de forma habitual en el sector, la digitalización certificada. Es decir, el proceso que permite obtener copias de las facturas con valor de original y por tanto el vehículo que faculta a las organizaciones a ser más eficientes, productivas y también hasta más cuidadosas con el medio ambiente.
Para no perdernos la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) entiende la digitalización certificada como el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la AEAT.
Para ello no vale cualquier software de digitalización, sino que es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria, recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
Esto ha supuesto un gran paso para las organizaciones, si tenemos en cuenta que con anterioridad a la norma, la AEAT obligaba a las empresas a mantener las facturas de sus proveedores al menos durante 5 años fiscales.
¿Se imaginan los problemas que ha venido acarreando la acumulación de papel en las organizaciones? Hablamos de tiempo, conservación, localización y errores en la clasificación, caos en la ordenación, búsqueda y selección de facturas.
Ahora en cambio las empresas gracias a la digitalización certificada ahorran tiempo y costos, ganando en una mayor eficiencia y mejorando notablemente su productividad. De hecho, podríamos decir que la digitalización certificada trae los mismos beneficios que la gestión documental.
Además la digitalización certificada es especialmente ventajosa para aquellas empresas que independientemente de su tamaño, reciben un importante número de facturas.
No sólo conseguirá eliminar definitivamente el archivo físico en papel, sino que además dispondrá de una herramienta de gestión, ordenación y recuperación de todas sus facturas sin igual.
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