Colegio de Abogados de Vigo
Implementa Therefore para maximizar la eficiencia en el almacenamiento, búsqueda y reutilización de documentos.
El Colegio de Abogados de Vigo da un paso de
gigante hacia la oficina sin papeles
La Empresa
Colegio de Abogados de Vigo
Fundado en 1932, el Colegio de Abogados de Vigo ofrece, además de servicios de gestión de seguros, convenios, biblioteca, bases de datos o instalaciones, su participación en diversas actividades culturales dirigidas a facilitar una continua y completa formación a sus afiliados.
Actualmente cuenta con 2.300 colegiados y genera un extenso volumen de documentos, lo que ha obligado al Colegio a hacer uso de las nuevas tecnologías para digitalizarlos y facilitar así su manejo, además de disminuir el espacio físico dedicado a su almacenamiento.
"El Colegio de Abogados de Vigo ha comenzado a hacer uso de las nuevas tecnologías para digitalizar su gran volumen de documentos, facilitar su manejo y disminuir espacio físico."
El Reto
Con casi 300.000 vecinos, Vigo se posiciona como la primera ciudad de Galicia por número de habitantes. El Colegio de Abogados de Vigo está presente en la ciudad desde hace más de 80 años para atender las correspondientes demandas civiles, matrimoniales, penales, administrativas y laborales de los vigueses.
A estos trámites se une el archivo histórico de la actividad del propio Colegio desde su fundación, donde se incluyen las fichas de sus colegiados, sus empleados y la propia contabilidad del Colegio. Como ejemplo de la extensa cantidad de documentos que gestiona, sólo en el ámbito de la justicia gratuita, tramitan 10.000 expedientes al año, que posteriormente digitalizan y envían a la administración correspondiente.
Con el objetivo de disminuir la cantidad de archivos físicos y ahorrar parte del espacio destinado a tal fin, así como de agilizar la búsqueda y manejo una vez están digitalizados, el Colegio contaba con ColaboNet, una plataforma de gestión empresarial de Softmarka, a la que buscaba incorporar mayores posibilidades, como la mejora en la velocidad de las consultas o la implementación de nuevos automatismos en el archivo de expedientes. Así, los objetivos que debía cumplir la nueva plataforma fueron:
- Superar en eficiencia a su anterior sistema de digitalización
- Ahorro de espacio físico
- Agilidad en el tiempo de búsqueda de documentos
- Mayor control en archivo, recuperación
“Poco a poco estamos logrando la difícil tarea de contar con una oficina sin papeles”
La Solución
Aconsejados por su departamento informático, y el asesoramiento de Canon, eligieron la solución de gestión documental Therefore. Sobre la decisión, José Antonio Araujo, secretario técnico del Colegio de Abogados de Vigo, ha comentado: “Tras analizarlo fue respondiendo, una a una, a nuestras necesidades. Encontramos importantes mejoras respecto a nuestra anterior plataforma y poco a poco estamos logrando la difícil tarea de contar con una oficina sin papeles”.
Gracias a la colaboración con Softmarka, se ha logrado integrar su anterior ERP con Therefore. Ambas herramientas han sido potenciadas y Therefore permite ahora que los expedientes sean digitalizados y procesados, automáticamente, desde los escáneres de sobremesa y equipos multifunción del Colegio, para aumentar su disponibilidad y velocidad de consulta.
El sistema evita que los empleados tengan que acudir al archivo para guardar y localizar los expedientes. Ahora todos estos documentos están clasificados en Therefore por tipologías, además de incluir asociaciones y etiquetas que agilizan su búsqueda y manejo. Así, logra reducir el espacio destinado al archivo físico de carpetas y posibilita el acceso desde cualquier ordenador de sobremesa.
El Colegio puede ahora digitalizar los documentos e incluirlos en los expedientes correspondientes de forma sencilla, para disponer de la información en sus ordenadores sin necesidad de buscar y coger físicamente la carpeta. Además, los usuarios pueden buscar expedientes sin necesidad de abrir la herramienta. La integración con su aplicación de gestión permite, con un simple click, visualizar cualquier expediente almacenado en Therefore.
El proceso de instalación contó en todo momento con la supervisión de especialistas de Canon, con el objetivo de adaptar la plataforma a las necesidades del Colegio, lograr una adaptación sencilla y de formar y capacitar a los empleados en su correcta utilización.
“Therefore nos permite digitalizar y organizar los expedientes de manera intuitiva y cómoda”
Los Resultados
- Adaptación a los requerimientos del Colegio
- Agilidad en la consulta y el tratamiento de documentos
- Reutilización de documentos y conservación de originales
- Integración completa con ColaboNet, la aplicación de gestión del Colegio
- Optimización del espacio físico destinado al archivo de expedientes
Con Therefore el Colegio ha superado en eficiencia a su anterior sistema al instalar una plataforma que se adapta a las exigencias, que ha reducido el espacio destinado a carpetas y que disminuye el impacto medioambiental de un extenso archivo físico.
Desde su instalación, los miles de documentos, escritos y expedientes que han de remitir a los organismos oficiales se digitalizan y archivan de manera automática. Asimismo, pueden ser abiertos y manipulados desde cualquier ordenador conservando siempre los originales, mientras que la localización de la información almacenada se ha convertido en una tarea sencilla e intuitiva gracias a su interfaz universal.
Sobre el futuro, José Antonio Araujo comenta que “cuando surjan nuevas necesidades, tendremos en cuenta a Canon. El balance final es positivo y no solo porque se trate de una solución interesante, estoy contento porque Canon responde, funciona y, cuando surge un problema, contesta”.
“Estoy contento, Canon responde, funciona y, cuando surge un problema, contesta”
No hay comentarios:
Publicar un comentario