7 razones para dar el salto a Windows Server 2012 R2

El fin del soporte técnico de Microsoft para Windows Server 2003 R2 llega el 14 de julio de 2015. A partir de ese momento, aquellos que no hayan migrado a las nuevas versiones tendrán que hacer frente a una serie de desventajas que, sin duda, puede poner en riesgo su negocio. Dar el salto a Windows Server 2012 R2, la última versión del sistema operativo para servidores de Microsoft, puede aportar a las empresas más ventajas de las que creen.

Según las estimaciones de Microsoft, alrededor de 24 millones de servidores en todo el mundo, tanto físicos como virtuales, cuentan con Windows Server 2003 como sistema operativo, lo que supone el 35% de la base instalada. Aunque poco a poco muchos han ido evolucionando hacia las nuevas versiones, lo cierto es que para este porcentaje que aún permanece anclado en el viejo sistema operativo para servidores ya no tiene excusa: el fin del soporte técnico que ofrece Microsoft finaliza el 14 de julio.

Riesgos de mantener Windows Server 2003

Desde su lanzamiento en abril de 2003, los entornos de TI, la tecnología y las demandas del mercado han experimentado un notable cambio. Avances que Microsoft ha ido incorporando a las siguientes versiones de su sistema operativo para servidores y que ha hecho que, aunque Windows Server 2003 haya sido un producto de largo recorrido que ha cubierto de forma excelente las necesidades de los clientes, necesite dar paso a versiones más avanzadas que incluyen mejoras necesarias hoy en día para cualquier negocio.

 Por eso, mantener Windows Server 2003 puede significar para la empresa, no solo no disponer de las nuevas funcionalidades que Microsoft va desarrollando, sino incurrir en un aumento de los costes de mantenimiento;  incurrir en el incumplimiento de normas legales, ya que las organizaciones comprobarán que no son capaces de cumplir muchas normas y regulaciones propias del sector al que pertenecen; y contar con riesgo de brechas de seguridad ya que las instalaciones, tanto físicas como virtuales no pasarán ninguna auditoria de seguridad, lo que puede hacerlos un objetivo fácil para que los ciber-delincuentes dirijan sus ataques.

Porqué migrar a Windows Server 2012 R2

Disponible en cuatro versiones (Foundation, Essentials, Estándar y Datacenter), Windows Server 2012 R2 es la última edición de la familia de sistemas operativos para servidores de Microsoft que cuenta con los últimos avances que necesitan las corporaciones hoy en día. Mejoras en rendimiento, fiabilidad, virtualización, almacenamiento, gestión, redes y seguridad, entre otras. No en vano, cuenta con una memoria física cuatro veces mayor y una capacidad de memoria 16 veces mayor por máquina virtual que su predecesor, Windows Server 2008 R2.

Siete son los grandes beneficios de dar el salto a Windows Server 2012 R2:

1- Virtualización de servidor. Maximiza las inversiones en hardware de servidor gracias a la consolidación de servidores como máquinas virtuales en un único host. Además amplía la funcionalidad de Hyper-V con características adicionales y escalabilidad en procesadores host y memoria.

2- Almacenamiento. Gracias a Windows Server 2012 R2, la inversión en almacenamiento se optimiza ya que asegura una alta disponibilidad y agiliza la creación de soluciones de almacenamiento escalables de alto rendimiento gracias al uso de hardware estándar.

3- Redes. La agilidad de gestión en las redes empresariales es otro de los principales requerimientos de los departamentos de TI y que con Windows Server 2012 R2 es posible optimizar gracias a la posibilidad de administrar una red completa como un único servidor. Además, junto conSystem Center 2012 R2 permite a los negocios una solución de red definida en software end to end que agiliza la creación de nubes públicas, privadas e híbridas.

4- Automatización y administración de servidores. Gracias a Windows Management Framework, los administradores de TI pueden automatizar tareas y simplificar la implementación y garantizar que los componentes de los centros de datos tengan la configuración correcta.

5- Plataforma de aplicaciones web. La gran eclosión de aplicaciones web hace necesario disponer de un sistema como Windows Server 2012 R2 que permite compilar e implementar aplicaciones en un entorno local o cloud, o en ambos al mismo tiempo, gracias a las soluciones híbridas que funcionan en uno y otro.

6- Seguridad de los datos. La seguridad de los datos sigue siendo una de las prioridades de cualquier responsable de TI. Con Windows Server 2012 R2 es posible administrar una única identidad para cada usuario en aplicaciones locales y cloud y definir los niveles de acceso de cada usuario y desde qué dispositivos. Asimismo, el creciente número de trabajadores en movilidad ha llevado a que este sistema operativo también proporcione acceso remoto seguro mediante funciones como Acceso Remoto Windows Server (RRAS), DirectAccess y VPN, así como la sincronización de archivos de los trabajadores con sus dispositivos, algo que también resulta muy útil de cara a poder administrarlos de forma remota para eliminar datos o aplicaciones corporativas en caso de robo o pérdida.

7- Infraestructura de escritorio virtual. Gracias a las tecnologías VDI que incorpora Windows Server 2012 R2, la implementación y entrega de recursos virtuales en diferentes dispositivos resulta mucho más ágil y accesible. Además, a través de Hyper-V y escritorios remotos, Microsoft pone a disposición de los clientes tres opciones de implementación de VDI, ya sea mediante escritorios combinados, personales o sesiones de escritorio remoto.

Con todas estas posibilidades, qué duda cabe que los beneficios de migrar a Windows Server 2012 R2 son muchos y dan a las empresas de hoy en día las respuestas que sus infraestructuras de TI necesitan para ser más ágiles, flexibles, móviles y seguras.

Sistemas de Oficina del Principado te puede ayudar en esta labor tan importante para tu negocio.

Paso a la Digitalización

Ya sabemos que  los procesos digitales agilizan el flujo de la información porque permiten trabajar más rápido y mejor, pero también sabemos que muchas organizaciones todavía tienen documentos en papel en sus flujos de trabajo y esto causa problemas innecesarios...

Aquí tiene 5 preguntas que le ayudarán a detectar las áreas en las que quizás todavía tenga problemas...?

1. ¿Cuanto tiempo pierde procesando documentos en papel o introduciendo información a mano?Piense en todas las situaciones en que los empleados introducen datos a mano a partir de formularios impresos o de  un grupo de documentos electrónicos a otro ¿Dónde están los volúmenes mas grandes y donde podrían emplear mejor el tiempo sus empleados?
2. ¿Cuantos errores se producen en la introducción manual de datos? En el flujo de trabajo que va del pago a proveedores a la facturación y los contratos con los clientes, hay un reto importante para la productividad y el cumplimiento de normativas. ¿Mide actualmente cuántas consultas, revisiones, devoluciones y rechazos se producen en su proceso comercial?
3. ¿Cuantos documentos se pierden durante el proceso? No es fácil de controlar, pero puede hacerse una idea a partir de la cantidad de consultas de terceros, retrasos en las aprobaciones y las devoluciones o rechazos que se producen en sus procesos. Analice en detalle las áreas en las que se manipulan documentos impresos en papel.
4. ¿Es difícil hacer un seguimiento, compartir y recuperar la información impresa en papel? Busque síntomas como que algunas áreas tienen menor capacidad de respuesta que otras. Analice si los empleados que trabajan en remoto a los que están en movilidad tardan mas tiempo en aprobar documentos críticos como contratos y presupuestos. Compruebe si los directores, finanzas y administración pierden tiempo atendiendo consultas, confirmaciones y firmas. Unas auditorias estresantes y costosas podrían indicar dificultades en saber quien modifico que y por que.
5. ¿Cuanto espacio valioso ocupa el archivo de los documentos en papel? Analice que áreas de su organización todavía almacenan papel y durante cuanto tiempo. ¿Se puede almacenar esta información de otra forma sin dejar de cumplir las normativas? ¿Se podría digitalizar y centralizar el almacenamiento?¿Que haría con el espacio (y el tiempo) que quedaría libre?

Aquí tiene 6 ejemplos de como lograr una diferencia positiva... 

Ayudamos a organizaciones de todo tipo y tamaño a transformar su forma de trabajar, integrando perfectamente los flujos de trabajo en papel y digital, automatizando la captura, el almacenamiento y la distribución de información para acelerar sus procesos.

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¿Qué Es La Virtualización y Cuáles Son Sus Beneficios?

En sentido general, cuando se habla de virtualización, a lo que se refiere es a la virtualización de servidores, lo que significa particionar un servidor físico en varios servidores virtuales.

Cada máquina virtual puede interactuar de forma independiente con otros dispositivos, aplicaciones, datos y usuarios, como si se tratara de un recurso físico independiente.

Diferentes máquinas virtuales pueden ejecutar diferentes sistemas operativos y múltiples aplicaciones al mismo tiempo utilizando un solo equipo físico. Debido a que cada máquina virtual está aislada de otras máquinas virtualizadas, en caso de ocurrir un bloqueo esto que no afecta a las demás máquinas virtuales..

Hypervisor es el software que hace posible la virtualización. Este software, también conocido como administrador de virtualización, se encuentra entre el hardware y el sistema operativo, separando el sistema operativo y las aplicaciones del hardware. El hypervisor asigna la cantidad de acceso que los sistemas operativos y aplicaciones tiene al procesador , memoria, disco duro y otros recursos.

Además de utilizar la tecnología de virtualización para dividir una máquina en varias máquinas virtuales, también puede utilizar las soluciones de virtualización para combinar múltiples recursos físicos en un recurso virtual. Un buen ejemplo de esto es la virtualización del almacenamiento, en el que múltiples recursos de almacenamiento en red se agrupan como si fueran un único dispositivo de almacenamiento para el manejo más fácil y más eficiente de estos recursos. Otros tipos de virtualización existentes son:

• Virtualización de red en la cual se divide el ancho de banda disponible de una red en diferentes canales independientes que pueden ser asignados a los servidores o dispositivos específicos.

• La virtualización de aplicaciones separa las aplicaciones del hardware y el sistema operativo, poniéndolas en un contenedor que puede ser trasladado sin interrumpir otros sistemas.

• La virtualización de escritorio permite a un servidor centralizado ofrecer y administrar escritorios personalizados de forma remota. Este tipo de virtualización ofrece a los usuarios una experiencia completa de una computadora de escritorio física pero estando en realidad almacenada y ejecutada en un servidor central de manera virtualizada.

¿Cuales son las ventajas de la virtualización?

1. Disminuye el número de servidores físicos. Esto trae como consecuencia una reducción directa de los costos de mantenimiento de hardware.
2. Mediante la implementación de una estrategia de consolidación de servidores, puede aumentar la eficiencia de la utilización del espacio en su centro de datos.
3. Al tener cada aplicación dentro de su propio “servidor virtual” puede evitar que una aplicación impacte otras aplicaciones al momento de realizar mejoras o cambios.
4. Usted puede desarrollar una norma de construcción de servidor virtual que se puede duplicar fácilmente lo que acelerará la implementación del servidor.
5. Usted puede desplegar múltiples tecnologías de sistemas operativos en una sola plataforma de hardware (es decir, Windows Server 2003, Linux, Windows 2000, etc.)

La virtualización se introdujo por primera vez en la década de 1960 por IBM para impulsar la utilización de grandes sistemas (mainframe caros) dividiendolos en máquinas virtuales separadas lógicas que podían ejecutar múltiples aplicaciones y procesos al mismo tiempo. En los años 1980 y 1990, este modelo de mainframe centralizado y compartido dio paso a un modelo distribuido (la computación cliente-servidor) en el cual muchos servidores independientes x86 de bajo costo eran capaces de ejecutar aplicaciones específicas.

La virtualización se desvaneció como centro de atención durante un tiempo, ahora es una de las últimas tendencias en la industria una vez más, ya que las organizaciones tienen por objeto aumentar la utilización, la flexibilidad y la rentabilidad de sus recursos informáticos. VMware, Citrix, Microsoft, IBM, Red Hat y muchos otros proveedores ofrecen soluciones de virtualización.

Existen muchos beneficios para la consolidación de servidores Linux o Windows mediante el aprovechamiento de los diferentes productos de virtualización de servidores existentes en mercado en el mercado. A continuación enumeros algunos beneficios que brinda esta tecnología:

Al tomar ventaja de la virtualización de servidores puede fácilmente mejorar la eficiencia de su centro de datos, así como reducir el coste de propiedad.

Con la gestión documental inteligente tendrás la llave para hacer más con menos, optimizando toda la información de tu organización de forma eficaz y eficiente

No disponer de un sistema de gestión documental ante el volumen de información que las empresas generan y almacenan diariamente es sinónimo hoy, de fracaso. Procesar toda esta documentación, organizarla y poder extraer de ella valor añadido es sin duda la mejor opción.

El almacenamiento incontrolado de papel sabemos que trae enormes perjuicios a las organizaciones, pero normalmente preguntas como ¿es costoso? ¿cuánto se tarda en digitalizar los documentos? o qué garantías de seguridad ofrecen este tipo de soluciones. 

Para entender los beneficios de este tipo de soluciones es crucial saber cuáles son los aspectos básicos que caracterizan a una herramienta de gestión documental. Estos, son los llamados escenarios de la gestión documental definidos,  son seis.

Veamos:

• Creación, captura de documentos y exportación: Aquí se engloban las fuentes de entradas como escaner, mail, red, papel…; la digitalización de los documentos; integración del correo corporativo; tipo de formatos y conversiones y la llamada exportación. Es decir: la capacidad de una herramienta para exportar los contenidos a dispositivos de almacenamiento o directamente a sistemas de ficheros.

En este sentido la digitalización consiste “en pasar un documento impreso en papel a formato electrónico utilizando un escáner, de modo que cada documento o papel se convierte en una imagen que puede ser consultada, pero no modificada”.  Para ello tenemos un OCR zonal  que permite una digitalización fácil y sencilla plenamente integrada en el proceso de trabajo, además si queremos ir un paso mas allá, tenemos la incorporación de la tecnología IOCR- Escaneo Inteligente, funcionalidad que se utiliza especialmente en Facturas de proveedores, captura y reconoce documentos, sin plantillas, con auto-aprendizaje, mínimos errores, facilidad de uso.

Además un gestor documental, ha de permitir el almacenamiento de cualquier formato de fichero, independientemente de la fuente de entrada desde la que proceda, por lo que un repositorio documental ha de estar preparado para alojar y gestionar en su interior los más diversos tipos de ficheros, desde audio, vídeo, formularios, etc.

• ¿Y qué hay de la gestión y archivo de documentos? Hablamos del segundo escenario básico en la gestión documental, conceptos empleados por la herramienta para bloquear y desbloquear la documentación cuando ésta es creada o modificada. Indexación full-text: permitirá la búsqueda por contenido de los textos indexados o control de cambios o Control de versiones entre otros…

• Ahora entramos de lleno en la Gestión de Expedientes. No sólo trabaja con documentos individuales sino que es capaz de asociar y gestionar documentos en expedientes. Así cada expediente tiene sus propios datos de clasificación e información, que son independientes o complementarios a los criterios de clasificación de cada documento.

Un sistema de gestión de expedientes proporciona entre otras ventajas: redución de tiempos y recursos, eliminación de tareas innecesarias, ahorro en medios de archivo y consulta, acceso en la organización de datos y obtención de la documentación de manera inmediata además de un mejor control de la misma.

• Además hay que hablar de la indexación de la documentación, que no es más que asociar cada imagen digitalizada a uno o varios campos que luego se utilizarán en la búsqueda de documentos concretos. De este modo, un cliente puede encontrar una factura sin apenas complicaciones o puede solicitar la relación de facturas de un cliente o de un periodo concreto hasta encontrar lo que busca, realizando búsquedas más eficientes permitiendo recuperar de forma ágil la información almacenada para el uso de la actividad diaria.
• Otro escenario es la distribución de la documentación. Se refiere a los ciclos de vida  y workflow.
• Y por último la seguridad...comunicación segura, listas de control de acceso, backup. tiene que tener un que garantice la total integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de los activos de información.

En definitiva, estos seis escenarios son claves para comprender cuáles son  los rendimientos que podemos encontrar empleando una herramienta de Gestión Documental. Se trata de poder hacer más con menos.  De conseguir más eficiencia y eficacia.

eCopy PDF Pro Office

La Solución de Canon para gestionar PDF, ahorre tiempo en sus tareas rutinarias ya que ahora podrá convertir archivos PDF a formatos de Office y viceversa, firmar documentos electrónicamente, convertir y crear formularios, crear PDF protegidos por contraseña o con certificados digitales para distribución segura.

El software de escritorio para PDF más inteligente que mejor se complementa con las impresoras multifunción, le sacaras rendimiento rápidamente y te sacara de muchos apuros.

La Biometría Aterriza en las Empresas

Si hay un sector que crecerá exponencialmente en los próximos años este es el de la biometría. Más allá de las aplicaciones que reporta este sistema a la firma electrónica, la biometría ofrece diferentes beneficios tanto a las empresas como a los propios usuarios y está llamada a convertirse en el futuro en una de las tecnologías más rentables.

Los pronósticos señalan que la tecnología biométrica moverá 1.998 millones de dólares más que en la actualidad. Esto es, pasará de tener un valor de 2 millones, que es la cifra que le corresponde en estos momentos, a generar unos 1.200 millones de dólares en 2019.

Inicialmente se ha vinculado este tipo de tecnología al aumento de los niveles de seguridad, pero también no hay que olvidar que faculta la reducción de las posibilidades de fraude interno a las organizaciones y la reducción en los costes de mantenimiento de los sistemas de seguridad y autenticación.

La biometría reduce traslados y trámites innecesarios, además de mejorar la privacidad

Los sistemas biométricos son ya utilizados en muy diversos entornos y con muy diversas finalidades. La utilización de sistemas de reconocimiento basados en biometría supone grandes beneficios para las organizaciones que los implantan en aspectos como la reducción de costes, el aumento de la seguridad y la eficiencia, y la mejora de la imagen corporativa. Tal y como manifiesta la firma Inteco que ha realizado un estudio sobre la seguridad biométrica aplicado a las empresas.

Además, este tipo de tecnología, supone grandes ventajas para los usuarios finales en relación a su comodidad, reducción de tiempos de espera, posibilidad de realizar tramitaciones remotas y mayor salvaguarda de su privacidad entre otras.

En España esta tecnología es empleada fundamentalmente en control de acceso físico, control de visitas y control de errantes, muy enfocado a enfermedades tipo Alzheimer.

Fuera de España esta tecnología se emplea cada vez más en los centros de atención de llamadas, ya que se perfila como una tecnología idónea en particular a través del reconocimiento de voz que ofrece grandes posibilidades en áreas como la banca telefónica o la recuperación de contraseñas.

También se extiende su uso en España como medio de pago: En algunos países, el uso de la biometría en terminales de punto de venta (TPV) ha reducido el tiempo empleado en transacciones y las posibilidades de errores o confusiones. Por ejemplo ya existen colegios que utilizan la huella dactilar para el pago en el comedor, o discotecas donde el cliente VIP disfruta de un saldo previamente cargado y que luego va consumiendo cuando paga con su huella dactilar, como se recoge en dicho estudio.

Pero sobre todo los sistemas biométricos son utilizados como medida de vigilancia para identificar criminales y sospechosos entre multitudes.

Como hemos comentado las técnicas biométricas ya están comenzando a aparecer en dispositivos móviles con el objetivo de proteger el acceso a los mismos y a determinadas aplicaciones, realizar pagos o para la gestión de contraseñas. Sin embargo, es  la huella dactilar  la tecnología mayoritaria en lo que se refiere a implantación en el mercado biométrico, abarcando más de la mitad del mismo. Esto es consecuencia de que implica un coste menor, tal y como señala la firma Inteco.

Según los expertos el futuro pasa por la utilización de la doble identificación: biométrica y no biométrica. En cualquier caso, la realidad es que pese a las reticencias iniciales es posible ya  emplear técnicas biométricas como forma de verificación en operaciones no presenciales de manera altamente fiable. Así se pueden reducir los traslados y trámites innecesarios e inconvenientes para el usuario final sobre todo en lo referente a la firma biométrica que en el ámbito de la gestión documental, supone un paso de gigante al alcance de cualquier organización y hace posible la digitalización de cualquier proceso de negocio empresarial eliminando barreras.

Hago lo que Amo, para no tener que trabajar.