miércoles, 29 de julio de 2015

Los seis sectores donde la gestión documental se hace imprescindible

¿Cuántas veces se ha preguntado si en su sector se hace necesario tener un sistema de Gestión documental? Probablemente si aún desconoce las ventajas de esta herramienta seguro que se encuentra en el grupo de los que piensa que no es imprescindible en su negocio y sobre todo se plantea que más bien esto sea propio de las grandes estructuras, pese a que la gestión documental es  necesaria e imprescindible en todas las organizaciones independientemente de su tamaño o volumen.
En este post  vamos a analizar  y sobre todo identificar seis sectores en los que se hace necesario tener una óptima gestión documental, pero además le vamos a ofrecer algunas razones de peso para  tener un  correcto tratamiento de la información en cada uno de ellos.
Así podemos identificar un total de seis: lógistico; sanitario; educación; gestorias y administradores; despachos de abogados y cómo no: la Administración Pública, que ya sabemos que es quizás uno de los sectores que más pasos está dando en este campo.
Entremos en materia:
1.-El sector logístico se caracteriza por generar para su correcto funcionamiento, una gran cantidad de documentos visados o firmados, como por ejemplo albaranes. Esta documentación debe ser chequeada tanto a la salida como a la hora de su devolución, con el fin de poder corroborar si existen pedidos pendientes, incidencias, reclamaciones o todo ha ido según lo previsto.
Los problemas más frecuentes que en este ámbito se pueden encontrar son: desde errores humanos al introducir manualmente los pedidos en el sistema, hasta la pérdida de horas de los recursos de la empresa en encontrar aquellos productos mal listados, ubicados o entregados, así como la documentación relativa a ellos.
En este caso, un gestor documental puede, además de ofrecer otras funcionalidades genéricas en cuanto a negocio, solventar en gran medida esos problemas que revierten en la eficiencia y eficacia de la empresa a través de:
  • Un sistema de lectura de códigos de barras
  • Un potente y completo sistema de documentación electrónica que reducirá los errores humanos y agilizará enormemente todos aquellos flujos que tengan que ver con listados, inventarios, pedidos, etc.
  • Una herramienta que proporcionará una gestión trasversal de los procesos, uniendo así aquellas partes dispersas que en ocasiones entorpecen el resto del proceso.
  • Workflows totalmente personalizados
  • Búsqueda de contenido avanzado
  • Digitalización certificada, que nos permite interactuar de una manera mucho mas cómoda con la adminstración pública.
2.- El sector sanitario destaca por la importancia manifiesta de cumplimentar determinados formularios, documentos o fichas asociados a la admisión, registro o intervención de cada paciente. Es el sector que podríamos decir, mueve mas documentación al cabo del día.  A esto hay que añadir unas estrictas normas de protección de datos y seguridad en el tratamiento y archivado de su documentación, ya que la gran mayoría, a parte de contener datos sensibles van firmados por distintos actores en la vida sanitaria de un paciente.
Los principales problemas documentales que se encuentra el personal sanitario son, por tanto, la dispersión de la documentación relativa a un paciente o el traslado físico de la historia clínica y expediente de un paciente, de servicio en servicio y de mano en mano con las consiguientes faltas de confidencialidad, privacidad o seguridad y hasta duplicidad de la información.
En este sentido la solución de Firma Biométrica, que está incorporada en muchos gestores documentales,  puede ayudar a reducir hasta en un 70% la documentación generada en papel, así como aportar las siguientes soluciones a los problemas mas habituales  permitiendo buscar de manera muy ágil cualquier documento introducido en el sistema, garantizando la  validez legal de la documentación existente.
Estas funcionalidades, junto a otras, que engloba un sistema de gestión documental profesional, ayudan a este sector a mejorar la imagen corporativa y a garantizar el éxito organizacional, el cual depende cada vez mas de la capacidad de la empresa para producir, obtener, almacenar y difundir el conocimiento de forma segura y eficaz.
3.- Despachos de abogados. Podemos decir que este sector genera y maneja documentación de manera intensiva y por encima de todo, la custodian con ahínco. Además de ofrecer una atención al cliente de calidad, porque su ética profesional así lo indica, al igual que sus tareas diarias lo requieren para poder llevar a buen puerto la defensa de cualquier cliente.
Los inconvenientes mas habituales que enfrenta son:
  • La coexistencia de los tradicionales archivos en papel, con los documentos recibidos por clientes con un mayor conocimiento de las nuevas tecnologías.
  • La imposibilidad de fallar en los plazos de ejecución de sus tareas, como pueden ser: citaciones, juicios, comparecencias, etc y de llevar consigo toda la documentación relativa al expediente.
  • La gran cantidad de documentación necesaria para ejercer sus funciones, les obliga a una muy cuidada clasificación y ordenación con el fin de poder ofrecer un argumento sólido y estructurado siempre que sea necesario.
Contar con un potente, robusto y multifacético gestor de expedientes es ya posible con los actuales sistemas de gestión documental para optimizar los procesos  pudiendo asociar distintos documentos a través de expedientes e identificar de manera muy sencilla todos esos documentos relacionados.
Además la posibilidad de programar alertas y notificaciones facilitarán el tratamiento de sus documentos pudiendo asignar estas alertas a distintas fases del periodo de vida de los mismos.
Con tan sólo estas características, este sector podrá ver rentabilizado su esfuerzo en mayor medida, al no malgastar tiempo innecesario en las tareas de gestión documental que supone un alto porcentaje de sus honorarios.
4.- Los centros educativos ven su mayor inversión de esfuerzo, tiempo y recursos en la gestión completa de la documentación del alumno, siendo necesario guardar y archivar todos los documentos relacionados. La implantación y configuración del potente Gestor documental y el módulo de Workflow trae consigo un ahorro significativo en papelería al evitar las copias e impresiones.
También se observa que un gestor documental  reduce al mínimo el tiempo de tratamiento necesario, ya que prácticamente en un solo paso, la documentación entrante se digitaliza, se archiva, se cataloga y se genera el libro de registro. Pero quizá la característica mas útil sea  la indexación por contenido y la generación de Pdf’s de texto, los cuales permiten hacer búsquedas mucho mas intuitivas y con un simple “copiar y pegar” se puede trasladar dicha información al metadato correspondiente para posteriores búsquedas.
5.- En  las gestorías y administradores predomina la diversidad de información con un alto grado de seguridad al tratarse de documentación que recoge datos personales, fiscales, bancarios, etc. Este tipo de documentación se cataloga como de alta seguridad al estar sujeta a las leyes de protección de datos. Algunas de las ventajas que podemos conseguir con la implementación de un gestor documental son:
  • Un sistema único de visualización que nos permite navegar por nuestro entorno Windows sin abandonar la aplicación.
  • Buzones automatizados y diferenciados para gestionar los distintos documentos que podamos recibir (buzón personal, buzón de distribución o buzón de fax).
  • Versionado de documentos para reflejar los distintos estadios dentro del ciclo de vida de los mismos.
    Posibilidad de cumplir la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) sin, practicamente invertir esfuerzo.
6.- Para la mayoría de la población, la Administracion Pública es sinónimo de burocracia y papeleo; y aunque este concepto haya evolucionado, en la actualidad no va muy desencaminado ya que este sector es productor de muchísima información, casi mas que la que debe gestionar de entrada. A pesar de la introducción paulatina de algunos sistemas de gestión documental básicos, sigue existiendo una gran fragmentación en la información y una dificultad en el acceso a la misma. En este campo los puntos de mejora que aporta una herramienta de estas características son:
  • Una única interfaz de trabajo que permite navegar por todo nuestro arbol de directorios y carpetas sin necesidad de abandonar la aplicacion.
  • Reconocimiento OCR (Full text), con el cual es posible localizar los archivos requeridos en muy poco tiempo aunque se encuentren almacenados en formatos de imagen (PDF, JPG, etc).
  • Integración con terceros. No es necesario hacer una política de gestión del cambio total, con formación a todos los niveles, con el consiguiente coste añadido, sino que docQ Suite permite una integración óptima e integral con aplicaciones de terceros (AS400, SAP, Oracle,etc).
  • Posibilidad de asociar los documentos digitalizados con un archivo físico.
  • Posibilidad de diseñar, organizar y crear flujos de trabajo (workflows) personalizados.
docQ Suite Documental ofrece a todos los sectores aquí identificados todas estas funcionalidades y otras más para trabajar de una forma  inteligente y eficiente, reduciendo drásticamente, por tanto,  los tiempos de tratamiento y gestión así como los costes asociados vinculados con la gestión de la información.
docQ Suite Documental es ya un concepto nuevo aplicado en un mercado en clara expansión donde se premia la inmedatez en el acceso de la información, la productividad y eficacia. Además las soluciones de docQ Suite Documental pueden reducir hasta un 30%  los costes de su empresa.
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Sistemas de Oficina del Principado.

martes, 28 de julio de 2015

Microsoft celebrará el lanzamiento global de Windows 10 el 29 de julio

El lanzamiento global de Windows 10, el próximo 29 de julio, vendrá acompañado de diferentes celebraciones con fans de Windows en todo el mundo, de un fuerte respaldo de la comunidad de fabricantes de dispositivos y retailers y de la nueva iniciativa #UpgradeYourWorld destinada a dar a conocer a personas y organizaciones que ayudan a mejorar el mundo. 

Disponible por primera vez a través de una actualización gratuita, Windows 10 ofrecerá una experiencia familiar, fluida, más segura y siempre al día. Gracias a nuevas funcionalidades como el asistente personal virtual Cortana, el navegador Microsoft Edge y la integración de Xbox, Windows 10 se convertirá en el mejor Windows jamás desarrollado. 

“Windows 10 ha sido diseñado para ofrecer una forma más humana de hacer las cosas y por ello queremos celebrar su lanzamiento con todos nuestros fans”, afirmó Yusuf Mehdi, Vicepresidente Corporativo de la división de Marketing de Windows and Devices de Microsoft. “El lanzamiento de Windows 10 servirá para homenajear a las personas y organizaciones que mejoran el mundo cada día y ayudarles a que puedan hacer aún más en sus comunidades”. 

Una celebración mundial con los fans

 Los usuarios de Windows están contribuyendo a poner a punto Windows 10. Más de cinco millones de Windows Insiders han compartido sus impresiones sobre el nuevo sistema operativo de Microsoft. Por está razón, ellos serán los primeros en recibir Windows 10 y están invitados a celebrar su lanzamiento en 13 ciudades diferentes alrededor del mundo: Sídney, Pekín, Tokio, Sao Paulo, Londres, Berlín, Madrid, Singapur, Johannesburgo, Nairobi, Nueva Delhi, Dubái y Nueva York. En estos eventos, los fans podrán disfrutar de las ventajas de Windows 10, al asistir, además de a las celebraciones que cada país ha organizado, con muchas sorpresas y diversión, a diferentes demostraciones y a conocer al equipo de profesionales que está detrás de Windows. 

Ventanas que inspiran 

Windows 10, es una nueva ventana que se abre para ayudar a las personas a “hacer” cosas. Por esta razón, el evento que se celebrará en Madrid el 29 de julio tendrá lugar en un entorno único y especial, relacionado con la creación, el pensamiento y el arte. Además, en torno al evento, se ha creado una iniciativa que inspirará a las personas a mejorar su mundo.

 #UpgradeYourWorld, tecnología con sabor social

 La visión de Microsoft es la de ayudar a las personas a transformar sus sueños en realidades a través de la tecnología; por ello, el lanzamiento de Windows 10 se convierte en el momento ideal de homenajear a todos aquellos que inspiran e influyen a los demás a que hagan grandes cosas. Lo hará a través de la iniciativa #UpgradeYourWorld, en la que Microsoft se aliará con 10 organizaciones mundiales sin ánimo de lucro y 100 entidades locales con el objetivo de ayudar a mejorar el mundo. La compañía ofrecerá su apoyo a estas organizaciones para que puedan lograr sus diferentes metas gracias a una inversión total de 10 millones de dólares en un año.

Ya están seleccionadas nueve de estas organizaciones sin ánimo de lucro: CARE, Code.org, Keep a Child Alive, The Global Poverty Project, the Malala Fund, The Nature Conservancy, Pencils of Promise, Save the Children y Special Olympics. Microsoft trabajará con estas organizaciones en proyectos e iniciativas que contribuirán a mejorar el mundo a través de una estrategia que combina tecnología, inversión y el desarrollo de campañas que aumenten la visibilidad de estos proyectos. 

A partir del 29 de julio, Microsoft y sus partners invitarán a los usuarios de todo el mundo a seleccionar la décima ONG que participará en la iniciativa #UpgradeYourWorld. Los propios ciudadanos podrán formar parte de la iniciativa, compartiendo con el resto del mundo qué grandes y pequeñas medidas han desarrollado para mejorar la vida de sus comunidades a través de #UpgradeYourWorld.

Además de estos acuerdos globales, en septiembre Microsoft seleccionará junto a sus fans diez organizaciones sin ánimo de lucro de cada uno de estos países: Australia, China, Francia, Alemania, India, Japón, Kenia, México, Reino Unido y Estados Unidos. Estas cien organizaciones recibirán la inversión y la tecnología necesaria para impulsar el desarrollo de su labora a nivel local. 

Por último, Microsoft ha dado a sus empleados en todo el mundo un día libre para que puedan servir como voluntarios en los próximos meses, contribuyendo a mejorar sus comunidades para celebrar el lanzamiento de Windows 10. 


martes, 21 de julio de 2015

uniFLOW para PYMES


uniFLOW  para PYMES es una solución para la gestión de todas sus impresiones, copias, escaneos y dispositivos. Sus potentes funcionalidades permiten un seguimiento y una gestión de los costes de copia e impresión, una mejora de la eficiencia de los usuarios y una protección de los datos sensibles de estas empresas.
uniFLOW  para PYMES permite a las pequeñas y medianas empresas beneficiarse de la tecnología de gestión de impresión avanzada que tradicionalmente han utilizado las grandes empresas, pero a un precio más ajustado a su presupuesto.





Con uniFLOW...

  • ...Canon es capaz de hacer frente a todas estas cuestiones, y a muchas más, ayudándole a:
      • Controlar y reducir sus gastos de copia e impresión.
      • Aumentando la seguridad de sus documentos.
      • Incrementando la productividad de sus empleados.
      • Ser más respetuoso con el medio ambiente.



¿Cómo puede uniFLOW ayudarle a controlar sus gastos de copia e impresión?

  • Control, y reducción sistemática, de los costes asociados con los procesos de copia e impresión.
  • Sistema de reportes automáticos para el seguimiento y la evaluación de los costes derivados de la impresión, copia, fax y escaneo.
  • Es posible cargar los costes internos a los diferentes centros de costes, áreas y departamentos.
  • Se puede auditar el uso que se hace de todos estos procesos.
  • Desvío / enrutamiento de los trabajos de los caros dispositivos láser a los económicos dispositivos multifuncionales - MFD ... o incluso al CRD interno.

¿Cómo puede uniFLOW ayudarle a aumentar la seguridad de sus documentos
?
  • Acceso seguro a sus dispositivos y a funciones específicas de éstos.
  • Si es necesario, se puede auditar el contenido de los documentos.
  • Los trabajos de impresión viajan encriptados a través de la red.

¿Cómo puede uniFLOW ayudarle a incrementar la productividad de sus empleados?


Driver Universal de uniFLOW
  • Un solo driver de impresión para toda su flota de dispositivos.
  • Los trabajos se pueden recuperar desde cualquier dispositivo, no importa marca o modelo.
  • Liberación de trabajos móviles en cualquier dispositivo.
  • Enrutamiento independiente del dispositivo.


uniFLOW- una SOLA plataforma


viernes, 17 de julio de 2015

En los costes ocultos está su gran Ahorro



A menudo el verdadero coste de impresión está emboscado. Cuando uno sabe dónde buscar puede lograr grandes ahorros.







EN LA OFICINA....
Los costes de impresión representan hasta el 3% de los ingresos de una organización, se ha convertido prácticamente en un agujero negro en los presupuestos de TI.

Los costes visibles como las máquinas, el papel, los consumibles y el mantenimiento solo representan alrededor del 20% del total del gasto de la impresión de oficina.
Los costes ocultos de la gestión y la impresión de documentos son los que tienen el mayor impacto en los presupuestos.

Muchas organizaciones aún tienen dificultades para calcular un coste en muchas de las áreas de su organización.

¿QUÉ PUEDE HACER AL RESPECTO?


Si ya conoce bien sus costes y dispone de un buen equipo con experiencia en la gestión de impresión, tenemos las herramientas que le permitirán aumentar el control.

O BIEN...
Si esto le parece complicado de gestionar, o su equipo no tiene suficientes conocimientos o experiencia, puede considerar un servicio de impresión gestionado (MPS). Esto le permite externalizar la gestión de sus impresiones con un equipo experto.
La opción MPS, es muy flexible,  puede seleccionar entre la asistencia más básica o contratar una gama completa de servicios y consultoría e incluso una solución a medida creada de acuerdo a sus necesidades especificas.

MPS CONTROLA COSTES...
  • Reduciendo el tiempo y el esfuerzo empleados en lidiar con varios proveedores.
  • Consolidando equipos y reduciendo el coste de gestión y mantenimiento de múltiples dispositivos de impresión.
  • Mejorando el funcionamiento de compras centralizando las adquisiciones de todos los equipos y sus consumibles.
  • Controlando todos los servicios de impresión y su uso, potenciando la mejora continua.
  • Reduciendo consumos de impresión, estableciendo.


MPS ES UN VIAJE DE MEJORA CONTINUA....

Según nuestra experiencia, el mejor enfoque se basa en una metodología que ofrezca mejoras continuas a largo plazo.


Nosotros podemos ayudarle en esta labor tan importante para su negocio.


miércoles, 8 de julio de 2015

¿Es la nube una buena opción para la gestión documental de mi empresa?


“Muchas empresas de tamaño pequeño y mediano están buscando un gestor documental que les ayude a resolver toda la problemática del manejo de sus documentos. ¿Qué hacer? ¿SaaS u Onpremise? Esa es la cuestión.” 

Según Gartner podemos esperar que para 2015 el mercado de Cloud Computing crezca hasta los 150 billones de dólares. ¿Cuál es la razón para este crecimiento? Una buena parte de la explicación de este crecimiento es SaaS, Software As a Service; ya que pagar por el software como si fuera un servicio más tiene muchas ventajas para empresas de determinadas características. Estudiemos si tu empresa podría ser una de ellas. 



1. No queremos hacer una gran inversión inicial
Supongamos que la empresa se debate entre implantar un paquete Therefore en un servidor propio (Onpremise) o en la nube (en modalidad SAAS).

THEREFORE WORKGROUP (Paquete Básico)
  •             Gestión Documental
  •             OCR
  •             Integración Office
  •             1 Carpeta monitorizada


Si decidimos adquirir el software en la modalidad Onpremise (in-house) la empresa tendrá que hacer una inversión inicial de:

COSTES DE ADQUISICIÓN                           AÑO 1

Therefore                                                          3.800 €
Servidor                                                            1.500 €

COSTES ONGOING

Soporte                                                              3.000 €
Mantenimiento servidor (2hrs mes)                       98,73 €
Consumo energético servidor                              307,41 €

TOTAL COSTES ONGOING A 5 AÑOS
TOTAL COSTES ONPREMISE AÑO 1     8.706,14€


Para el adecuado funcionamiento de un servidor normalmente se realiza un mantenimiento mensual de 2 horas. Para calcular este coste se toma como referencia el coste para la empresa de un trabajador con salario mínimo. La contratación de un soporte anual no es obligatorio, pero si muy recomendable. Un servidor consume como media 250 watts por hora y en España el kilovatio de energía tiene un precio de 0,142319 . El servidor funciona 24/7. Con Therefore en modalidad Saas no se requeriría tal inversión, el primer año disfrutaríamos del software pagando sólo la tercera parte de lo que pagaríamos en la modalidad Onpremise. Se pagarían 12 cuotas mensuales de 100 euros en la que se incluye el uso del software y un soporte que garantiza la buena marcha del gestor. 

COSTES SAAS                                                   AÑO 1

Therefore Online                                                1.200 €
Soporte                                                              0,00 €

TOTAL COSTES SAAS                                    1.200 €


2. El precio es un gran determinante en nuestra decisión 
Para la empresa del ejemplo, el precio es un factor decisivo y quienes toman la decisión tratarán de gastar lo menos que puedan, por lo que el precio tendrá prioridad sobre otros factores.

Como se puede observar, implantar un Therefore Online en modo SAAS permitirá a la empresa ahorrarse una gran cantidad de dinero en un término de 5 años frente a una implantación Onpremise.

3. No tenemos un departamento muy grande de IT 
Empresas medianas y pequeñas, como la del ejemplo, suelen tener no mucho más de una persona encargada de el funcionamiento y mantenimiento de todos los equipos de la empresa. Su interés por tanto, es no tener que preocuparse en la medida de lo posible por garantizar los aspectos técnicos del funcionamiento del nuevo gestor o no dar al técnico actual más trabajo del que ya tiene. Con la modalidad SAAS, la empresa obtiene todos los beneficios del gestor a cambio de una cuota mensual, como si de la electricidad o el agua se tratase. 

4. No tenemos ningún interés en llevar a cabo desarrollos a medida
 Las empresas pequeñas y medianas, al igual que la de nuestro ejemplo, no suelen requerir un sistema de gestión documental complejo. Están buscando simplemente una herramienta que les ayude a mantener su documentación segura, accesible, organizada y a hacer más rápidos y sencillos sus procesos. Un producto software que se ofrece en la nube suele ser un producto en el que no se piensa hacer demasiadas modificaciones, en especial, aquellas que impliquen adaptaciones del producto a problemáticas particulares de cada empresa. La compensación frente a esta mermada flexibilidad, es que contar con el nuevo software funcionando es casi inmediato: Pagar y empezar a utilizarlo. Contratar el uso de un producto software en la nube (en modalidad SAAS) puede ser una buena solución para empresas cuyo sistema documental no tiene complejos requerimientos ya que frente a una implantación Onpremise ofrece mayor rapidez a la hora de empezar a usarlo, es más barato, y en general, requiere muchas menos complicaciones. Sin embargo, para empresas grandes, con una variada tipología de documentos y estructuras, el software que se ofrece en esta modalidad puede quedarse pequeño a la hora de responder a necesidades particulares o frente a futuros planes de crecimiento en funcionalidades.



Para más información póngase en contacto con nosotros en: 985 33 61 14