jueves, 21 de mayo de 2015

No más papel. Digitalización certificada para tus facturas.




Terminar con el papel en la empresa es también hablar de un término que se maneja ya de forma habitual en el sector, la digitalización certificada. Es decir, el proceso que permite obtener copias de las facturas con valor de original y por tanto el vehículo que faculta a las organizaciones a ser más eficientes, productivas y también hasta más cuidadosas con el medio ambiente.

Para no perdernos la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) entiende la digitalización certificada como el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la AEAT.

Para ello no vale cualquier software de digitalización, sino que es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria, recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.

Esto ha supuesto un gran paso para las organizaciones, si tenemos en cuenta que con anterioridad a la norma, la AEAT  obligaba a las empresas a mantener las facturas de sus proveedores al menos durante 5 años fiscales.
¿Se imaginan los problemas que ha venido acarreando la acumulación de papel en las organizaciones? Hablamos de  tiempo, conservación, localización y errores en la  clasificación, caos en la ordenación, búsqueda y selección de facturas.

Ahora en cambio las empresas gracias a la digitalización certificada ahorran tiempo y  costos, ganando en una mayor eficiencia y mejorando notablemente su productividad. De hecho, podríamos decir que la digitalización certificada trae los mismos beneficios que la gestión documental. 

Además la digitalización certificada es especialmente ventajosa para aquellas empresas que independientemente de su tamaño, reciben un importante número de facturas.




No sólo  conseguirá eliminar definitivamente el archivo físico en papel, sino que además dispondrá de una herramienta de gestión, ordenación y recuperación de todas sus facturas sin igual.


lunes, 18 de mayo de 2015

Gestión Documental de Canon, Caso de Éxito

Colegio de Abogados de Vigo

Implementa Therefore para maximizar la eficiencia en el almacenamiento, búsqueda y reutilización de documentos.
El Colegio de Abogados de Vigo da un paso de gigante hacia la oficina sin papeles

La Empresa

Colegio de Abogados de Vigo
Fundado en 1932, el Colegio de Abogados de Vigo ofrece, además de servicios de gestión de seguros, convenios, biblioteca, bases de datos o instalaciones, su participación en diversas actividades culturales dirigidas a facilitar una continua y completa formación a sus afiliados.
Actualmente cuenta con 2.300 colegiados y genera un extenso volumen de documentos, lo que ha obligado al Colegio a hacer uso de las nuevas tecnologías para digitalizarlos y facilitar así su manejo, además de disminuir el espacio físico dedicado a su almacenamiento.
"El Colegio de Abogados de Vigo ha comenzado a hacer uso de las nuevas tecnologías para digitalizar su gran volumen de documentos, facilitar su manejo y disminuir espacio físico."

El Reto

Con casi 300.000 vecinos, Vigo se posiciona como la primera ciudad de Galicia por número de habitantes. El Colegio de Abogados de Vigo está presente en la ciudad desde hace más de 80 años para atender las correspondientes demandas civiles, matrimoniales, penales, administrativas y laborales de los vigueses.
A estos trámites se une el archivo histórico de la actividad del propio Colegio desde su fundación, donde se incluyen las fichas de sus colegiados, sus empleados y la propia contabilidad del Colegio. Como ejemplo de la extensa cantidad de documentos que gestiona, sólo en el ámbito de la justicia gratuita, tramitan 10.000 expedientes al año, que posteriormente digitalizan y envían a la administración correspondiente.
Con el objetivo de disminuir la cantidad de archivos físicos y ahorrar parte del espacio destinado a tal fin, así como de agilizar la búsqueda y manejo una vez están digitalizados, el Colegio contaba con ColaboNet, una plataforma de gestión empresarial de Softmarka, a la que buscaba incorporar mayores posibilidades, como la mejora en la velocidad de las consultas o la implementación de nuevos automatismos en el archivo de expedientes. Así, los objetivos que debía cumplir la nueva plataforma fueron:
  • Superar en eficiencia a su anterior sistema de digitalización
  • Ahorro de espacio físico
  • Agilidad en el tiempo de búsqueda de documentos
  • Mayor control en archivo, recuperación

“Poco a poco estamos logrando la difícil tarea de contar con una oficina sin papeles”

La Solución

Aconsejados por su departamento informático, y el asesoramiento de Canon, eligieron la solución de gestión documental Therefore. Sobre la decisión, José Antonio Araujo, secretario técnico del Colegio de Abogados de Vigo, ha comentado: “Tras analizarlo fue respondiendo, una a una, a nuestras necesidades. Encontramos importantes mejoras respecto a nuestra anterior plataforma y poco a poco estamos logrando la difícil tarea de contar con una oficina sin papeles”.
Gracias a la colaboración con Softmarka, se ha logrado integrar su anterior ERP con Therefore. Ambas herramientas han sido potenciadas y Therefore permite ahora que los expedientes sean digitalizados y procesados, automáticamente, desde los escáneres de sobremesa y equipos multifunción del Colegio, para aumentar su disponibilidad y velocidad de consulta.
El sistema evita que los empleados tengan que acudir al archivo para guardar y localizar los expedientes. Ahora todos estos documentos están clasificados en Therefore por tipologías, además de incluir asociaciones y etiquetas que agilizan su búsqueda y manejo. Así, logra reducir el espacio destinado al archivo físico de carpetas y posibilita el acceso desde cualquier ordenador de sobremesa.
El Colegio puede ahora digitalizar los documentos e incluirlos en los expedientes correspondientes de forma sencilla, para disponer de la información en sus ordenadores sin necesidad de buscar y coger físicamente la carpeta. Además, los usuarios pueden buscar expedientes sin necesidad de abrir la herramienta. La integración con su aplicación de gestión permite, con un simple click, visualizar cualquier expediente almacenado en Therefore.
El proceso de instalación contó en todo momento con la supervisión de especialistas de Canon, con el objetivo de adaptar la plataforma a las necesidades del Colegio, lograr una adaptación sencilla y de formar y capacitar a los empleados en su correcta utilización.
“Therefore nos permite digitalizar y organizar los expedientes de manera intuitiva y cómoda”

Los Resultados
  • Adaptación a los requerimientos del Colegio
  • Agilidad en la consulta y el tratamiento de documentos
  • Reutilización de documentos y conservación de originales
  • Integración completa con ColaboNet, la aplicación de gestión del Colegio
  • Optimización del espacio físico destinado al archivo de expedientes
Con Therefore el Colegio ha superado en eficiencia a su anterior sistema al instalar una plataforma que se adapta a las exigencias, que ha reducido el espacio destinado a carpetas y que disminuye el impacto medioambiental de un extenso archivo físico.
Desde su instalación, los miles de documentos, escritos y expedientes que han de remitir a los organismos oficiales se digitalizan y archivan de manera automática. Asimismo, pueden ser abiertos y manipulados desde cualquier ordenador conservando siempre los originales, mientras que la localización de la información almacenada se ha convertido en una tarea sencilla e intuitiva gracias a su interfaz universal.
Sobre el futuro, José Antonio Araujo comenta que “cuando surjan nuevas necesidades, tendremos en cuenta a Canon. El balance final es positivo y no solo porque se trate de una solución interesante, estoy contento porque Canon responde, funciona y, cuando surge un problema, contesta”.
“Estoy contento, Canon responde, funciona y, cuando surge un problema, contesta”

miércoles, 13 de mayo de 2015

17 de mayo Día Mundial de Internet ¡¡Vívelo!!

Día Mundial de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la información.

El 17 de mayo se celebra el Día Mundial de Internet. Si quieres saber las actividades programadas tanto para ese día como para el resto de la semana te invitamos a consultar este enlace.



Día Mundial de Internet

lunes, 11 de mayo de 2015

Canon ayuda a las empresas a gestionar los costes totales de impresión con la nueva serie imageRUNNER ADVANCE C3300



Canon lanza su nueva gama de equipos multifunción A3 en color de gama alta, las imageRUNNER ADVANCE C3320, C3320i, C3325i y C3330i que conforman la nueva serie imageRUNNER ADVANCE C3300. Los nuevos modelos combinan la premiada plataforma imageRUNNER ADVANCE de Canon con un manejo mejorado de los documentos y un nuevo motor de impresión con el objetivo de reducir el coste total de los documentos en entornos de oficinas muy activas.


Flujos eficientes de documentos 

Su gran pantalla táctil, personalizable, combinada con el manejo intuitivo de los equipos imageRUNNER ADVANCE, acelera los flujos de trabajo y proporciona una experiencia de trabajo coherente en todo el parque de equipos. Los usuarios pueden escanear rápidamente en varios destinos y convertir los documentos a una serie de formatos diferentes, incluidos Office Open XML PPT y Word. La opción de trabajar desde dispositivos móviles, tales como la impresión desde móviles, así como el escaneado a servicios en la nube, garantiza la productividad cuando se está fuera del lugar de trabajo. Los flujos de captura de documentos y la impresión dinámica son posibles gracias a las plataformas inteligentes MEAP y a la aplicación MEAP web, las cuales se integran perfectamente con los actuales entornos IT para optimizar los procesos de principio a fin. 


"Canon puede ofrecer las mejores y más adecuadas soluciones, tanto para la captura, como para la gestión y producción de los documentos en cualquier entorno de oficinas, con una gama completa y consistente de equipos en blanco y negro, color, A4 y A3"

jueves, 7 de mayo de 2015

Ahorre en su negocio hasta un 80% con la factura electrónica


Más seguridad y eficiencia. Esas son dos de las tres grandes ventajas básicas de la facturación electrónica que, pese a todo, sigue estando vista con cautela por parte de las empresas españolas. La tercera y, quizás, la más importante es un ahorro de costes notable respecto a la tramitación en papel.

¿Qué es la factura electrónica ?

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.
Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

La facturación electrónica es de obligado cumplimiento por parte de la Administración desde enero de 2015, se prevé que la llamada e-factura, por los importantes beneficios que genera, se haga también extensible al resto de las organizaciones. En  la actualidad en Europa el 24 por ciento de las facturas se emiten ya bajo este formato, lo que significa nada menos que la expedición de 6.000 millones  facturas sin papel.


De hecho cuando hablamos de ahorro de costes en la gestión nos estamos refiriendo a papel, impresiones, sobres, sellos, manipulación… Pero también de la posibilidad de enviar la factura a más de un destino, adjuntar publicidad; personalizar los envíos por clientes y saber de forma fácil y sin complicaciones si la factura ha sido enviada y a quién. A esto hay que  sumar que la utilización de la e-factura lleva consigo una  reducción de espacio notable, junto a una mayor agilidad en los procesos de consulta y menor número de errores provocados por el factor humano.


El miedo a lo nuevo y la resistencia al cambio es una barrera que hay que superar con la ayuda de los proveedores indicados. En  Sistemas de Oficina del Principado  ponemos a su disposición el criterio experto de nuestros profesionales para aportar soluciones personalizadas. Esto nos permite dar respuesta a cualquier necesidad de su empresa, sus procesos de trabajo y la gestión de documentos se verán optimizados, obteniendo importantes ahorros.



lunes, 4 de mayo de 2015

Canon lanza un nuevo proyector con Wi-Fi

Canon lanza el nuevo proyector Canon XEED WUX500, un modelo compacto de instalación con conexión Wi-Fi. Los usuarios podrán conectar fácilmente al proyecto una serie de dispositivos compatibles con Wi-Fi, para que las reuniones resulten más productivas y disfrutar de una calidad de imagen incomparable. Con este nuevo proyector, los textos pequeños y las líneas finas de las imágenes proyectadas resultarán perfectamente legibles, gracias a su resolución y a las imágenes claras y luminosas.




El XEED WUX500 ofrece una flexibilidad y un control de la presentación mejorados, ya que permite incorporar a la proyección imágenes, vídeos y audio de múltiples usuarios de forma inalámbrica o mediante un router. El XEED WUX500 también funciona sin necesidad de usar un PC, lo que significa que las presentaciones pueden hacerse directamente conectando un USB al proyector. 

El XEED WUX500 incorpora la tecnología LCOS, lo que permite proyectar imágenes de forma suave y continua, así como alcanzar una luminosidad de 5.000 lúmenes de color, además de ofrecer la alta durabilidad requerida por el mercado de instalaciones. La resolución nativa del nuevo modelo es WUXGA (1.920 x 1.200 píxeles), lo que significa que el texto resulta más fácil de leer y los gráficos aparecen más claros.


Con la incorporación de la conectividad Wi-Fi a este nuevo modelo también se abren nuevas oportunidades en el campo de la educación, la colaboración y para compartir información en las reuniones mediante proyecciones que ofrecen imágenes claras y detalladas, con buen contraste y colores intensos.