Paso a la Digitalización

Ya sabemos que  los procesos digitales agilizan el flujo de la información porque permiten trabajar más rápido y mejor, pero también sabemos que muchas organizaciones todavía tienen documentos en papel en sus flujos de trabajo y esto causa problemas innecesarios...

Aquí tiene 5 preguntas que le ayudarán a detectar las áreas en las que quizás todavía tenga problemas...?

1. ¿Cuanto tiempo pierde procesando documentos en papel o introduciendo información a mano?Piense en todas las situaciones en que los empleados introducen datos a mano a partir de formularios impresos o de  un grupo de documentos electrónicos a otro ¿Dónde están los volúmenes mas grandes y donde podrían emplear mejor el tiempo sus empleados?
2. ¿Cuantos errores se producen en la introducción manual de datos? En el flujo de trabajo que va del pago a proveedores a la facturación y los contratos con los clientes, hay un reto importante para la productividad y el cumplimiento de normativas. ¿Mide actualmente cuántas consultas, revisiones, devoluciones y rechazos se producen en su proceso comercial?
3. ¿Cuantos documentos se pierden durante el proceso? No es fácil de controlar, pero puede hacerse una idea a partir de la cantidad de consultas de terceros, retrasos en las aprobaciones y las devoluciones o rechazos que se producen en sus procesos. Analice en detalle las áreas en las que se manipulan documentos impresos en papel.
4. ¿Es difícil hacer un seguimiento, compartir y recuperar la información impresa en papel? Busque síntomas como que algunas áreas tienen menor capacidad de respuesta que otras. Analice si los empleados que trabajan en remoto a los que están en movilidad tardan mas tiempo en aprobar documentos críticos como contratos y presupuestos. Compruebe si los directores, finanzas y administración pierden tiempo atendiendo consultas, confirmaciones y firmas. Unas auditorias estresantes y costosas podrían indicar dificultades en saber quien modifico que y por que.
5. ¿Cuanto espacio valioso ocupa el archivo de los documentos en papel? Analice que áreas de su organización todavía almacenan papel y durante cuanto tiempo. ¿Se puede almacenar esta información de otra forma sin dejar de cumplir las normativas? ¿Se podría digitalizar y centralizar el almacenamiento?¿Que haría con el espacio (y el tiempo) que quedaría libre?

Aquí tiene 6 ejemplos de como lograr una diferencia positiva... 

Ayudamos a organizaciones de todo tipo y tamaño a transformar su forma de trabajar, integrando perfectamente los flujos de trabajo en papel y digital, automatizando la captura, el almacenamiento y la distribución de información para acelerar sus procesos.

Póngase en contacto con nosotros para ayudarle en esta gestión tan importante para su negocio.