Con la gestión documental inteligente tendrás la llave para hacer más con menos, optimizando toda la información de tu organización de forma eficaz y eficiente

No disponer de un sistema de gestión documental ante el volumen de información que las empresas generan y almacenan diariamente es sinónimo hoy, de fracaso. Procesar toda esta documentación, organizarla y poder extraer de ella valor añadido es sin duda la mejor opción.

El almacenamiento incontrolado de papel sabemos que trae enormes perjuicios a las organizaciones, pero normalmente preguntas como ¿es costoso? ¿cuánto se tarda en digitalizar los documentos? o qué garantías de seguridad ofrecen este tipo de soluciones. 

Para entender los beneficios de este tipo de soluciones es crucial saber cuáles son los aspectos básicos que caracterizan a una herramienta de gestión documental. Estos, son los llamados escenarios de la gestión documental definidos,  son seis.

Veamos:

• Creación, captura de documentos y exportación: Aquí se engloban las fuentes de entradas como escaner, mail, red, papel…; la digitalización de los documentos; integración del correo corporativo; tipo de formatos y conversiones y la llamada exportación. Es decir: la capacidad de una herramienta para exportar los contenidos a dispositivos de almacenamiento o directamente a sistemas de ficheros.

En este sentido la digitalización consiste “en pasar un documento impreso en papel a formato electrónico utilizando un escáner, de modo que cada documento o papel se convierte en una imagen que puede ser consultada, pero no modificada”.  Para ello tenemos un OCR zonal  que permite una digitalización fácil y sencilla plenamente integrada en el proceso de trabajo, además si queremos ir un paso mas allá, tenemos la incorporación de la tecnología IOCR- Escaneo Inteligente, funcionalidad que se utiliza especialmente en Facturas de proveedores, captura y reconoce documentos, sin plantillas, con auto-aprendizaje, mínimos errores, facilidad de uso.

Además un gestor documental, ha de permitir el almacenamiento de cualquier formato de fichero, independientemente de la fuente de entrada desde la que proceda, por lo que un repositorio documental ha de estar preparado para alojar y gestionar en su interior los más diversos tipos de ficheros, desde audio, vídeo, formularios, etc.

• ¿Y qué hay de la gestión y archivo de documentos? Hablamos del segundo escenario básico en la gestión documental, conceptos empleados por la herramienta para bloquear y desbloquear la documentación cuando ésta es creada o modificada. Indexación full-text: permitirá la búsqueda por contenido de los textos indexados o control de cambios o Control de versiones entre otros…

• Ahora entramos de lleno en la Gestión de Expedientes. No sólo trabaja con documentos individuales sino que es capaz de asociar y gestionar documentos en expedientes. Así cada expediente tiene sus propios datos de clasificación e información, que son independientes o complementarios a los criterios de clasificación de cada documento.

Un sistema de gestión de expedientes proporciona entre otras ventajas: redución de tiempos y recursos, eliminación de tareas innecesarias, ahorro en medios de archivo y consulta, acceso en la organización de datos y obtención de la documentación de manera inmediata además de un mejor control de la misma.

• Además hay que hablar de la indexación de la documentación, que no es más que asociar cada imagen digitalizada a uno o varios campos que luego se utilizarán en la búsqueda de documentos concretos. De este modo, un cliente puede encontrar una factura sin apenas complicaciones o puede solicitar la relación de facturas de un cliente o de un periodo concreto hasta encontrar lo que busca, realizando búsquedas más eficientes permitiendo recuperar de forma ágil la información almacenada para el uso de la actividad diaria.
• Otro escenario es la distribución de la documentación. Se refiere a los ciclos de vida  y workflow.
• Y por último la seguridad...comunicación segura, listas de control de acceso, backup. tiene que tener un que garantice la total integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de los activos de información.

En definitiva, estos seis escenarios son claves para comprender cuáles son  los rendimientos que podemos encontrar empleando una herramienta de Gestión Documental. Se trata de poder hacer más con menos.  De conseguir más eficiencia y eficacia.