¿Cuántas veces se ha preguntado si en su sector se hace necesario tener un sistema de Gestión documental? Probablemente si aún desconoce las ventajas de esta herramienta seguro que se encuentra en el grupo de los que piensa que no es imprescindible en su negocio y sobre todo se plantea que más bien esto sea propio de las grandes estructuras, pese a que la gestión documental es necesaria e imprescindible en todas las organizaciones independientemente de su tamaño o volumen.
En este post vamos a analizar y sobre todo identificar seis sectores en los que se hace necesario tener una óptima gestión documental, pero además le vamos a ofrecer algunas razones de peso para tener un correcto tratamiento de la información en cada uno de ellos.
Así podemos identificar un total de seis: lógistico; sanitario; educación; gestorias y administradores; despachos de abogados y cómo no: la Administración Pública, que ya sabemos que es quizás uno de los sectores que más pasos está dando en este campo.
Entremos en materia:
1.-El sector logístico se caracteriza por generar para su correcto funcionamiento, una gran cantidad de documentos visados o firmados, como por ejemplo albaranes. Esta documentación debe ser chequeada tanto a la salida como a la hora de su devolución, con el fin de poder corroborar si existen pedidos pendientes, incidencias, reclamaciones o todo ha ido según lo previsto.
Los problemas más frecuentes que en este ámbito se pueden encontrar son: desde errores humanos al introducir manualmente los pedidos en el sistema, hasta la pérdida de horas de los recursos de la empresa en encontrar aquellos productos mal listados, ubicados o entregados, así como la documentación relativa a ellos.
En este caso, un gestor documental puede, además de ofrecer otras funcionalidades genéricas en cuanto a negocio, solventar en gran medida esos problemas que revierten en la eficiencia y eficacia de la empresa a través de:
- Un sistema de lectura de códigos de barras
- Un potente y completo sistema de documentación electrónica que reducirá los errores humanos y agilizará enormemente todos aquellos flujos que tengan que ver con listados, inventarios, pedidos, etc.
- Una herramienta que proporcionará una gestión trasversal de los procesos, uniendo así aquellas partes dispersas que en ocasiones entorpecen el resto del proceso.
- Workflows totalmente personalizados
- Búsqueda de contenido avanzado
- Digitalización certificada, que nos permite interactuar de una manera mucho mas cómoda con la adminstración pública.
2.- El sector sanitario destaca por la importancia manifiesta de cumplimentar determinados formularios, documentos o fichas asociados a la admisión, registro o intervención de cada paciente. Es el sector que podríamos decir, mueve mas documentación al cabo del día. A esto hay que añadir unas estrictas normas de protección de datos y seguridad en el tratamiento y archivado de su documentación, ya que la gran mayoría, a parte de contener datos sensibles van firmados por distintos actores en la vida sanitaria de un paciente.
Los principales problemas documentales que se encuentra el personal sanitario son, por tanto, la dispersión de la documentación relativa a un paciente o el traslado físico de la historia clínica y expediente de un paciente, de servicio en servicio y de mano en mano con las consiguientes faltas de confidencialidad, privacidad o seguridad y hasta duplicidad de la información.
En este sentido la solución de Firma Biométrica, que está incorporada en muchos gestores documentales, puede ayudar a reducir hasta en un 70% la documentación generada en papel, así como aportar las siguientes soluciones a los problemas mas habituales permitiendo buscar de manera muy ágil cualquier documento introducido en el sistema, garantizando la validez legal de la documentación existente.
Estas funcionalidades, junto a otras, que engloba un sistema de gestión documental profesional, ayudan a este sector a mejorar la imagen corporativa y a garantizar el éxito organizacional, el cual depende cada vez mas de la capacidad de la empresa para producir, obtener, almacenar y difundir el conocimiento de forma segura y eficaz.
3.- Despachos de abogados. Podemos decir que este sector genera y maneja documentación de manera intensiva y por encima de todo, la custodian con ahínco. Además de ofrecer una atención al cliente de calidad, porque su ética profesional así lo indica, al igual que sus tareas diarias lo requieren para poder llevar a buen puerto la defensa de cualquier cliente.
Los inconvenientes mas habituales que enfrenta son:
- La coexistencia de los tradicionales archivos en papel, con los documentos recibidos por clientes con un mayor conocimiento de las nuevas tecnologías.
- La imposibilidad de fallar en los plazos de ejecución de sus tareas, como pueden ser: citaciones, juicios, comparecencias, etc y de llevar consigo toda la documentación relativa al expediente.
- La gran cantidad de documentación necesaria para ejercer sus funciones, les obliga a una muy cuidada clasificación y ordenación con el fin de poder ofrecer un argumento sólido y estructurado siempre que sea necesario.
Contar con un potente, robusto y multifacético gestor de expedientes es ya posible con los actuales sistemas de gestión documental para optimizar los procesos pudiendo asociar distintos documentos a través de expedientes e identificar de manera muy sencilla todos esos documentos relacionados.
Además la posibilidad de programar alertas y notificaciones facilitarán el tratamiento de sus documentos pudiendo asignar estas alertas a distintas fases del periodo de vida de los mismos.
Con tan sólo estas características, este sector podrá ver rentabilizado su esfuerzo en mayor medida, al no malgastar tiempo innecesario en las tareas de gestión documental que supone un alto porcentaje de sus honorarios.
4.- Los centros educativos ven su mayor inversión de esfuerzo, tiempo y recursos en la gestión completa de la documentación del alumno, siendo necesario guardar y archivar todos los documentos relacionados. La implantación y configuración del potente Gestor documental y el módulo de Workflow trae consigo un ahorro significativo en papelería al evitar las copias e impresiones.
También se observa que un gestor documental reduce al mínimo el tiempo de tratamiento necesario, ya que prácticamente en un solo paso, la documentación entrante se digitaliza, se archiva, se cataloga y se genera el libro de registro. Pero quizá la característica mas útil sea la indexación por contenido y la generación de Pdf’s de texto, los cuales permiten hacer búsquedas mucho mas intuitivas y con un simple “copiar y pegar” se puede trasladar dicha información al metadato correspondiente para posteriores búsquedas.
5.- En las gestorías y administradores predomina la diversidad de información con un alto grado de seguridad al tratarse de documentación que recoge datos personales, fiscales, bancarios, etc. Este tipo de documentación se cataloga como de alta seguridad al estar sujeta a las leyes de protección de datos. Algunas de las ventajas que podemos conseguir con la implementación de un gestor documental son:
- Un sistema único de visualización que nos permite navegar por nuestro entorno Windows sin abandonar la aplicación.
- Buzones automatizados y diferenciados para gestionar los distintos documentos que podamos recibir (buzón personal, buzón de distribución o buzón de fax).
- Versionado de documentos para reflejar los distintos estadios dentro del ciclo de vida de los mismos.
Posibilidad de cumplir la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) sin, practicamente invertir esfuerzo.
6.- Para la mayoría de la población, la Administracion Pública es sinónimo de burocracia y papeleo; y aunque este concepto haya evolucionado, en la actualidad no va muy desencaminado ya que este sector es productor de muchísima información, casi mas que la que debe gestionar de entrada. A pesar de la introducción paulatina de algunos sistemas de gestión documental básicos, sigue existiendo una gran fragmentación en la información y una dificultad en el acceso a la misma. En este campo los puntos de mejora que aporta una herramienta de estas características son:
- Una única interfaz de trabajo que permite navegar por todo nuestro arbol de directorios y carpetas sin necesidad de abandonar la aplicacion.
- Reconocimiento OCR (Full text), con el cual es posible localizar los archivos requeridos en muy poco tiempo aunque se encuentren almacenados en formatos de imagen (PDF, JPG, etc).
- Integración con terceros. No es necesario hacer una política de gestión del cambio total, con formación a todos los niveles, con el consiguiente coste añadido, sino que docQ Suite permite una integración óptima e integral con aplicaciones de terceros (AS400, SAP, Oracle,etc).
- Posibilidad de asociar los documentos digitalizados con un archivo físico.
- Posibilidad de diseñar, organizar y crear flujos de trabajo (workflows) personalizados.
docQ Suite Documental ofrece a todos los sectores aquí identificados todas estas funcionalidades y otras más para trabajar de una forma inteligente y eficiente, reduciendo drásticamente, por tanto, los tiempos de tratamiento y gestión así como los costes asociados vinculados con la gestión de la información.
docQ Suite Documental es ya un concepto nuevo aplicado en un mercado en clara expansión donde se premia la inmedatez en el acceso de la información, la productividad y eficacia. Además las soluciones de docQ Suite Documental pueden reducir hasta un 30% los costes de su empresa.
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